Grundlagen und Ablauf

Das Salärsystem von SwissMentor unterstützt die Anfrage, die Salärberechnung und die Auszahlung von Unterrichtsleistungen der Lehrpersonen. Die Abrechnung läuft in vier Stufen: Vertrag, Lehrauftrag, Zahlung und Zahlungslauf. Jede Stufe baut auf der vorherigen auf. Am Status des Lehrauftrags und der Zahlung sehen Sie jederzeit, wo ein Fall steht und wer als Nächstes handeln muss.

Begriffe

Begriff	Bedeutung
Vertrag	Bildet die Anstellung einer Lehrperson ab, zum Beispiel im Stundenlohn oder als Festanstellung. Eine Lehrperson kann mehrere Verträge gleichzeitig haben, etwa einen Stundenlohn und ein festes Pensum.
Lehrauftrag	Fragt die Lehrperson an, ob sie bestimmte Lektionen unterrichtet. Das voraussichtliche Salär ist bereits berechnet. Ein Lehrauftrag entsteht aus den disponierten Lektionen eines Kurses. Bei einem festen Lehrauftrag ist die Abgeltungssumme fix und unabhängig von Lektionen und Stundenansätzen.
Verrechnungsbausteine	Verrechnungsfelder, aus denen sich das Honorar zusammensetzt, zum Beispiel Grundansatz, Zuschläge oder Erfahrung. Der Stundenansatz hängt so von Kursart, Ausbildung oder Erfahrung der Lehrperson ab. Das Regelwerk legt die kundenspezifische Einrichtung fest.
Zahlung	Zahlt die gehaltenen Lektionen eines Lehrauftrags für einen Zeitraum aus, zum Beispiel alle Lektionen eines Monats.
Zahlungslauf	Fasst freigegebene Zahlungen zu einer Auszahlung mit Valutadatum zusammen.

Ablauf

Standardprozess

Hier ist der Standardprozess beschrieben. Status und Prozessschritte sind im Workflow-System hinterlegt und lassen sich dort kundenspezifisch modellieren, zum Beispiel mit zusätzlichen Prüfschritten oder ohne Visum. Auch Zuständigkeiten und Verrechnungsbausteine richten Sie kundenspezifisch ein. Weicht der Ablauf an Ihrer Schule ab, gilt die Einrichtung Ihrer Installation.

1. Vertrag erfassen. Für jede Lehrperson legen Sie einen Vertrag an. Er bestimmt die Vertragsart und die Adresse für Lehraufträge.
2. Lehraufträge generieren. Aus den disponierten Lektionen der Stundenplanung erstellt SwissMentor pro Lehrperson einen Lehrauftrag und berechnet das Honorar aus den Verrechnungsbausteinen. Status: Neu.
3. Kontrollieren und visieren. Die Personaladministration prüft Lektionen und Honorar. Eine vorgesetzte Stelle visiert den Lehrauftrag. Status: Visiert.
4. Versenden oder pendent machen.
   • Versenden: Der Lehrauftrag geht gedruckt an die Lehrperson. Status: Versendet. Die Rückmeldung der Lehrperson erfassen Sie selbst.
   • Pendent machen: Die Lehrperson erhält eine E-Mail mit dem Lehrauftrag als PDF und sieht ihn unter Meine Lehraufträge. Status: Lehrauftrag pendent.
5. Bestätigen oder absagen. Die Lehrperson bestätigt den Lehrauftrag oder sagt ihn mit einem Kommentar ab. Status: Bestätigt oder Abgesagt. Bei einer Absage erhält die Person, die den Lehrauftrag pendent gemacht hat, automatisch eine Aufgabe mit dem Kommentar. Einen abgesagten Lehrauftrag korrigieren Sie und versenden ihn erneut oder machen ihn erneut pendent.
6. Zahlungen erstellen. Sind die Lektionen gehalten, erstellen Sie aus den bestätigten Lehraufträgen Zahlungen für einen Zeitraum. Die ausbezahlten Lektionen sind danach in der Stundenplanung gesperrt. Status Lehrauftrag: Zahlung erstellt oder Zahlung teilweise erstellt. Status Zahlung: Zahlung erstellt.
7. Freigeben und auszahlen. Die vorgesetzte Stelle gibt die Zahlungen frei. Die freigegebenen Zahlungen fassen Sie in einem Zahlungslauf zusammen. Ist das Geld ausbezahlt, schliessen Sie den Zahlungslauf ab. Status Zahlung: Zahlung freigegeben, danach Zahlung abgeschlossen.

Wer was macht

Rolle	Aufgaben
Personaladministration	Verträge erfassen, Lehraufträge generieren und kontrollieren, versenden oder pendent machen, Rückmeldungen erfassen, Zahlungen und Zahlungsläufe erstellen.
Vorgesetzte Stelle	Lehraufträge visieren, Zahlungen freigeben.
Lehrperson	Pendente Lehraufträge unter Meine Lehraufträge bestätigen oder absagen.

Welche Personen welche Schritte ausführen dürfen, steuern die Zugriffsrechte Ihrer Installation.

Zugehörige Themen

• Verträge
• Lehraufträge
• Zahlungen erstellen und freigeben
• Zahlungslauf erstellen