WhatsApp-Bot aktivieren
Bereiten Sie SwissMentor vor, bevor Sie in Meta auf Verify and save klicken. Die Webhook-Bestätigung funktioniert erst, wenn die WhatsApp-Integration aktiv ist und ihr Verify-Token geladen wurde.
Vorgehen
Abschnitt betitelt „Vorgehen“- Öffnen Sie als Administrator Systemkonfiguration → Kommunikation → WhatsApp.
- Tragen Sie WhatsApp Business Phone Number ID und WhatsApp Business Account ID aus Meta ein. Tragen Sie die tatsächliche Telefonnummer separat unter WhatsApp-Nummer der Schule ein.
- Fügen Sie den Systemnutzer-Token in WhatsApp Access-Token und das App Secret aus App settings → Basic in Meta App-Secret ein.
- Tragen Sie unter Webhook Verify-Token einen selbst gewählten langen zufälligen Wert ein. Diesen benötigen Sie anschliessend auch in Meta.
- Aktivieren Sie WhatsApp Integration aktiv und WhatsApp-Bot aktivieren. Wenn der Bot auch Beratungsanfragen als Leads erfassen soll, aktivieren Sie zusätzlich Verkaufskanal aktiv. Dafür muss das CRM-Modul freigeschaltet sein. Für Problemmeldungen aktivieren Sie Vorgänge bei Problemen erfassen; dafür muss das Vorgangsmodul verfügbar sein. Klicken Sie auf Speichern. API und Worker übernehmen die gespeicherten Änderungen automatisch.
- Öffnen Sie den Bereich erneut. Die drei geheimen Felder bleiben leer und zeigen Wert hinterlegt. Gespeicherte Geheimnisse werden nicht wieder angezeigt. Leere Eingaben behalten den bisherigen Wert bei. Um einen Wert zu ersetzen, geben Sie den neuen ein und speichern Sie erneut.
- Öffnen Sie Systemkonfiguration → SwissMentor KI → OpenAI. Hinterlegen Sie den Schlüssel Ihres KI-Anbieters im Feld ai.openAI.apiKey. Das Meta App-Secret ist dafür nicht geeignet. Bei Azure OpenAI müssen zusätzlich ai.openAI.useAzure, ai.openAI.azureEndpoint und ai.openAI.azureDeploymentName passen. Speichern Sie und prüfen Sie die aktivierte KI-Funktion sowie die KI-Lizenz. Allgemeine Fragen funktionieren ohne Kontoverbindung. Für persönliche Auskünfte brauchen Sie zusätzlich die Kundenportal-Lizenz und ein für die Portal-Anmeldung zugelassenes Schülerkonto. API, Worker und Redis müssen laufen.
- Hinterlegen Sie freigegebene öffentliche Schulangaben im Textartikel mit dem Code AI_PERSONA_PUBLIC, zum Beispiel den Standort des Sekretariats, Öffnungszeiten und allgemeine Kontaktwege. Siehe öffentlichen Schultext erfassen. Ohne diese Angaben kann der Bot solche Fragen nicht verlässlich beantworten.
- Richten Sie anschliessend den Webhook in Meta ein. Erst danach kann eine von einem Schüler gesendete Verbindungsnachricht eintreffen.
Felder in SwissMentor
Abschnitt betitelt „Felder in SwissMentor“| Feld | Eintrag und Wirkung |
|---|---|
| WhatsApp Integration aktiv | Schaltet die Anbindung einschliesslich der Webhook-Bestätigung ein. |
| WhatsApp Business Phone Number ID | Technische Nummernkennung aus Meta. Keine Telefonnummer eintragen. |
| WhatsApp Business Account ID | Kennung des WhatsApp-Kontos aus Meta. Keine Unternehmensportfolio-ID eintragen. |
| WhatsApp Access-Token | Token des Meta-Systemnutzers mit den beiden WhatsApp-Berechtigungen. Die Eingabe ist verdeckt. Leer lässt den gespeicherten Wert unverändert. |
| Meta App-Secret | App Secret der verwendeten Meta-App. SwissMentor prüft damit die Signatur eingehender Webhooks. Leer lässt den gespeicherten Wert unverändert. |
| Webhook Verify-Token | Selbst gewählter zufälliger Wert. Unter Verify token in Meta genau denselben Wert eintragen. Leer lässt den gespeicherten Wert unverändert. |
| WhatsApp-Bot aktivieren | Beantwortet allgemeine Fragen ohne Kontoverbindung. Persönliche Auskünfte sind erst nach der Verbindung eines berechtigten Schülerkontos möglich. |
| Vorgänge bei Problemen erfassen | Der öffentliche Bot kann auf Wunsch ein Problem für die Schule erfassen. Er fragt Name und Problembeschreibung ab; die eingehende WhatsApp-Nummer dient als Rückkontakt. Weitere Nachrichten werden bis zum Abschluss dem offenen Vorgang zugeordnet. |
| WhatsApp-Nummer der Schule | Tatsächliche Nummer mit internationaler Ländervorwahl. Daraus wird der Link zum Chat gebildet. Ein leeres Feld verhindert das Erstellen eines Verbindungslinks. |
| Meta Graph API Version | Von Meta unterstützte API-Version der Einrichtung. Der voreingestellte Wert ist v23.0. |
| Verkaufskanal aktiv | Bei aktivem Bot können nicht verbundene Absender ihr Interesse als Lead erfassen lassen. Der Bot fragt Vorname und Nachname ab und verwendet die eingehende WhatsApp-Nummer als Kontakt. Weitere öffentliche Nachrichten desselben Absenders werden dem Lead zugeordnet. Ein offener WhatsApp-Vorgang hat bei der Zuordnung weiterer Nachrichten Vorrang. |
Eine Beratungsanfrage erfassen
Abschnitt betitelt „Eine Beratungsanfrage erfassen“- Senden Sie dem Bot beispielsweise «Ich interessiere mich für den Beispielkurs und möchte eine Beratung».
- Geben Sie auf Nachfrage Ihren Vor- und Nachnamen an. Eine E-Mail-Adresse ist freiwillig. Der Bot verwendet die Nummer, von der die WhatsApp-Nachricht gesendet wurde.
- Warten Sie auf die Bestätigung, dass Ihre Anfrage erfasst wurde. Eine Bestätigung darf erst nach dem erfolgreichen Speichern erscheinen. Die Anfrage ist noch keine Kursanmeldung.
- Prüfen Sie im CRM die Leads. Das Interesse und die Kontaktdaten stehen im Lead, die Nachrichten im zugehörigen Journal. Wiederholte Webhooks und weitere Anfragen derselben WhatsApp-Nummer erzeugen keinen zweiten Lead. Der Bot liest keine bestehenden Personendaten an den Absender zurück.
Eine Begrüssung oder die Frage nach dem Sekretariat erzeugt keinen Lead. Die persönliche Schüler-Verknüpfung ist für diese öffentliche Beratungsanfrage nicht erforderlich. Nachrichten aus dem verbundenen Schülerdialog werden nicht als Verkaufsanfragen protokolliert.
Problemmeldung testen
Abschnitt betitelt „Problemmeldung testen“- Senden Sie ohne Schüler-Verknüpfung beispielsweise «Ich kann mich im Portal nicht anmelden. Bitte melden Sie das Problem der Schule.» an die Schulnummer.
- Nennen Sie Ihren Namen, wenn der Bot danach fragt. Eine E-Mail-Adresse ist freiwillig. Für einen Test verwenden Sie beispielsweise «Beispiel Person».
- Warten Sie auf die Bestätigung, dass der Vorgang erfasst wurde. Die Bestätigung bedeutet, dass die Meldung gespeichert wurde. Die Bearbeitung durch die Schule steht noch aus.
- Öffnen Sie in SwissMentor Vorgänge → Alle Vorgänge. Prüfen Sie Titel, Antragsteller und Rückkontakt sowie die Problembeschreibung im Verlauf.
- Senden Sie eine Ergänzung im WhatsApp-Chat. Sie erscheint im Verlauf des offenen Vorgangs. Doppelt zugestellte Nachrichten werden nur einmal gespeichert.
- Nach dem Abschluss des Vorgangs kann eine neue Problemmeldung einen neuen Vorgang eröffnen. Eine allgemeine Frage allein erzeugt keinen Vorgang.
Die öffentliche Problemerfassung benötigt kein Schülerkonto. Aus dem verbundenen persönlichen Schülerdialog werden hier keine Vorgänge erstellt.
Vorgaben aus der Serverumgebung
Abschnitt betitelt „Vorgaben aus der Serverumgebung“Die technische Administration kann die Werte weiterhin über Umgebungsvariablen vorgeben. Nicht leere Umgebungsvariablen haben Vorrang vor den Werten der Maske. Falls die Umgebung so eingerichtet ist, muss die Administration die Vorgaben anpassen oder entfernen und API und Worker mit der aktualisierten Umgebung starten.
| Umgebungsvariable | Entsprechendes Feld |
|---|---|
SM_WHATSAPP_PHONE_NUMBER_ID | WhatsApp Business Phone Number ID |
SM_WHATSAPP_BUSINESS_ACCOUNT_ID | WhatsApp Business Account ID |
SM_WHATSAPP_ACCESS_TOKEN | WhatsApp Access-Token |
SM_WHATSAPP_APP_SECRET | Meta App-Secret |
SM_WHATSAPP_VERIFY_TOKEN | Webhook Verify-Token |
Was die Oberfläche noch nicht prüft
Abschnitt betitelt „Was die Oberfläche noch nicht prüft“Das Einschalten der Schalter bestätigt keine erfolgreiche Verbindung zu Meta. Eine fehlende Berechtigung, ein abgelaufener Token oder eine nicht registrierte Nummer fällt erst beim Nachrichtenversand auf. Deshalb gehört der Dialogtest auf der nächsten Seite zur Einrichtung.