Objekte archivieren und löschen

Wenn Sie in SwissMentor Objekte archivieren oder löschen – zum Beispiel Gruppen, Kurse oder andere Einträge – werden diese Aktionen als Hintergrundjob verarbeitet. Dies gilt insbesondere bei rekursiven Operationen, bei denen auch alle untergeordneten Objekte einbezogen werden.

Archivieren oder löschen?

Beide Aktionen nehmen ein Objekt aus dem Alltagsbetrieb, unterscheiden sich aber im Zweck:

• Archivieren eignet sich für Daten, die abgeschlossen sind, aber aufbewahrt werden müssen – etwa ein Kurs vergangener Jahre. Archivierte Objekte lassen sich jederzeit über die Objekt-Aktion Aktivieren reaktivieren.
• Löschen eignet sich für Daten, die nicht mehr benötigt werden. Gelöschte Objekte verschwinden aus den Listen und dem Objekt-Baum, bleiben aber in der Datenbank erhalten und lassen sich wiederherstellen.

Ablauf

1. Wählen Sie die gewünschten Objekte aus und starten Sie den Objekt-Aktion (z.B. Archivieren oder Löschen) über das Kontextmenü oder die Toolbar.
2. Ein Bestätigungsdialog erscheint und zeigt die betroffenen Objekte sowie allfällige Optionen an.
3. Klicken Sie auf Ok. Der Job wird im Hintergrund gestartet.
4. Der Dialog wechselt auf eine Fortschrittsanzeige und zeigt den aktuellen Status des Jobs.
5. Nach Abschluss schliesst sich der Dialog automatisch und die Ansicht wird aktualisiert.

Rekursive Verarbeitung

Bei bestimmten Objekt-Aktionen (z.B. Archivieren) werden automatisch alle untergeordneten Objekte einbezogen. Ein entsprechender Hinweis erscheint im Dialog: «Unterstellte Objekte werden einbezogen».

Je nach Objekt-Aktion kann die rekursive Verarbeitung auch optional sein – in diesem Fall erscheint eine Checkbox «Rekursiv auch auf Unterobjekte ausführen».

Gesperrte Objekte

Falls einzelne Objekte während der Verarbeitung gesperrt sind (z.B. weil sie gleichzeitig bearbeitet werden), kann der Job sie überspringen. In diesem Fall zeigt der Abschlussbericht an, wie viele Objekte übersprungen wurden.

Fortschritt verfolgen

Während der Hintergrundjob läuft, zeigt der Dialog eine Fortschrittsanzeige mit der Anzahl bereits verarbeiteter und noch ausstehender Objekte. Sie können den Dialog geöffnet lassen, um den Abschluss abzuwarten, oder die Seite weiter nutzen.

Nach dem Löschen

Gelöschte Objekte landen im Papierkorb der löschenden Person (Persönlich > Papierkorb). Administratoren sehen sämtliche gelöschten Objekte des Systems unter Gelöschte Objekte und können sie dort wiederherstellen oder endgültig aus der Datenbank entfernen.

Wichtige Hinweise

• Löschen ist umkehrbar, endgültiges Löschen nicht: Ein gelöschtes Objekt lässt sich wiederherstellen. Erst die Aktion Endgültig löschen in der Ansicht Gelöschte Objekte entfernt es unwiderruflich aus der Datenbank.
• Archivierte Objekte können über die Objekt-Aktion Aktivieren reaktiviert werden.
• Grosse Datenmengen: Bei vielen Objekten kann die Verarbeitung einige Minuten dauern. Das System verarbeitet die Objekte in der richtigen Reihenfolge (zuerst untergeordnete Objekte, dann übergeordnete).
• Fehlerfall: Falls der Job abbricht, werden bereits verarbeitete Objekte nicht rückgängig gemacht. Die Detailansicht zeigt, bis zu welchem Objekt die Verarbeitung erfolgreich war.