Gutschriften

Eine Gutschrift ist ein Korrekturdokument, das eine bereits verbuchte Rechnung storniert. In SwissMentor werden Gutschriften nicht manuell angelegt, sondern automatisch über das Workflow-System erzeugt.

Übersicht

Die Liste aller Gutschriften ist über das Hauptmenü unter Fakturierung > Gutschriften erreichbar. Gutschriften können dort eingesehen, aber nicht direkt erstellt werden.

Gutschrift erstellen (Rechnung stornieren)

Eine Gutschrift entsteht ausschliesslich durch das Stornieren einer bestehenden, bereits verbuchten Rechnung. Der Ablauf:

1. Öffnen Sie die betreffende Rechnung (diese muss bereits verbucht sein)
2. Führen Sie die Aktion Stornieren aus (Rechtsklick > Aktionen oder über die Toolbar)
3. Geben Sie optional ein Stornierungsdatum und einen Grund an
4. SwissMentor erstellt automatisch eine Gutschrift:
   • Die Rechnung wird kopiert
   • Alle Beträge auf den Positionen werden invertiert (negativ)
   • Der Objekttyp wird auf „Gutschrift” (_CREDIT) gesetzt
   • Die Gutschrift wird im Gutschriften-Ordner abgelegt
5. Gleichzeitig wird auf dem Kundenkonto eine Storno-Buchung (Typ „Storniert”) erstellt, die den Rechnungsbetrag als Haben-Buchung ausgleicht

Keine manuelle Bearbeitung

Die erstellte Gutschrift kann nicht angepasst werden — weder Positionen noch Beträge. Die Gutschrift ist eine exakte Spiegelung der Originalrechnung mit invertierten Vorzeichen. Es ist also nicht möglich, eine Teilgutschrift zu erstellen.

Gutschrift verbuchen

Nach dem Stornieren muss die Gutschrift noch verbucht werden. Dazu:

1. Öffnen Sie die erstellte Gutschrift
2. Führen Sie die Aktion Verbuchen aus

Erst durch das Verbuchen erhält die Gutschrift ein Druck-/Verbuchungsdatum und kann anschliessend als Beleg an den Kunden versendet werden.

Guthabenübertrag

Beim Verbuchen einer neuen Rechnung kann optional ein Guthabenübertrag aktiviert werden. Dabei wird ein allfälliges Guthaben aus stornierten Rechnungen automatisch auf die neue Rechnung angerechnet.

Einschränkungen

• Eine Gutschrift selbst kann nicht storniert werden
• Nur bereits verbuchte Rechnungen können storniert werden — nicht-verbuchte Rechnungen können stattdessen gelöscht werden
• Gutschriften können nicht manuell erstellt werden, nur über den Stornierungsprozess
• Auf Gutschriften sind keine Ratenzahlungen möglich