Arbeitsprozesse

Folgende Objektarten in der Verwaltung sind relevant für die Fakturierung:

1. Objektart: Kurs, Verrechnungsfelder anlegen (Vorkonfiguriert)
2. Objektart: Bankkonten, Objekttyp: “Bankkonto” (Vorkonfiguriert)
3. Objektart: Rechnungen, Objekttypen: “Rechnung”, “Mahnung”, Gutschrift”/ Konditionen Anlegen (Vorkonfiguriert)
4. Objektart: Kontobuchungen, Objekttyp: “Kontobuchung” (Vorkonfiguriert)
5. Objektart: Artikel, Objekttyp: “Artikel” (Vorkonfiguriert)
6. Objektart: Kundenkonten, Objekttyp: “Kundenkonto” (Vorkonfiguriert)
7. Objektart: Kursteilnehmer, Objekttyp: “Kursteilnehmer” (Vorkonfiguriert)

Standard Rechnungsadresse auf der Person hinterlegen

1. Selektieren Sie im Objektbaum oder in einer Objektlisten die Person, bei der Sie ein Standardrechnungsadresse hinterlegen wollen
2. In der Menuregisterkarte “Start” wählen “BEARBEITEN”
3. Im neuen Fenster wählen Sie “Bearbeiten” wenn schon eine als Rechnungsadresse geeignete Adresse vorhanden ist. Andernfalls wählen Sie “Adresse hinzufügen” und füllen Sie die entsprechenden Adressfelder aus.
4. Markieren Sie das Feld “Standard Rechnungsadresse”

Hinweis

Wird das Feld “Standard Rechnungsadresse” bei einer zweiten Adresse markiert, wird es bei der vorher erfassten Adresse automatisch desaktiviert. Das Feld kann nur einmal pro Person markiert werden.

Rechnungsparameter auf der Kursvorlage hinterlegen

1. Selektieren Sie im Lehrplan, auf dem Sie die Rechnungsparameter (Kurskosten) erfassen wollen, das gewünschte Semester.
2. Klicken Sie auf der Menuregisterkarte “Start” auf den Knopf “BEARBEITEN”.
3. Wechseln Sie auf die Menuregisterkarte “Verrechnung” FAKTURIERUNG_AP_Rechnungsparameter auf Lehrplan hinterlegen
4. Geben Sie die Rechnungsparameter ein
5. Wird nun ein Kurs generiert, so werden diese Rechnungsparameter auf den generierten Kurs übernommen.

Hinweis

Sind künftige Kostenanstiege bekannt, können diese vorzeitig bereits erfasst werden mit Datum, ab wann dieser Rechnungsparameter gültig wird.

Rechnungsparameter auf dem Lehrgang oder Kurs hinterlegen

Auf dem Lehrgang werden die Rechnungsparameter auf den Semestern (Semester, Zeitblock) hiniterlegt. Auf dem Kurs ohne Semester (Semester, Zeitblöcke etc.) werden die Rechnungsparamenter direkt auf dem Kurs erfasst

1. Selektieren Sie im Kurs, auf dem Sie die Rechnungsparameter (Kurskosten) erfassen wollen, das gewünschte Semester
2. Klicken Sie auf den Knopf “BEARBEITEN”
3. Wechseln Sie auf die Menuregisterkarte “Verrechnung”
4. Geben Sie die Rechnungsparameter ein

Hinweis

Auch hier können weitere Rechnungsparameter mit einer Gültigkeit hinterlegt werden. Werden Kursteilnehmer erfasst, nach dem die Rechnungsparameter geändert wurden, werden diese auf den Kursteilnehmer übernommen.

Rechnungsparameter für Kursteilnehmer eines Semesters erfassen

1. Nachdem Sie einen Kurs (“Semester, Teil eines Kurses”) zum Bearbeiten geöffnet haben, Wechseln Sie auf die Registerkarte “Kursteilnehmer” und erfassen diesen.
2. Erfassen Sie nun mit “KURSTEILNEHMER HINZUFÜGEN” oder durch Selektion eines angezeigten Teilnehmers und “BEARBEITEN” einen Rechnungsempfänger.

3. Drücken Sie den Knopf “KURSTEILNEHMER HINZUFÜGEN”, um diesen als Rechnungsempfänger zu markieren in die Tabelle einzutragen.
4. In der Kolonne “Konditionen” können Sie die Zahlungskonditionen für den betreffenden Rechnungsempfänger auswählen.
5. Weiter können Sie den Rechnungsbetrag splitten, in dem Sie weitere Rechnungsempfänger mit den Knöpfen “ARBEITGEBER HINZUFÜGEN”, “ANDERES KUNDENKONTO HINZUFÜGEN”, “NEUES KUNDENKONTO ERSTELLEN”.
6. Beim Hinzufügen eines weiteren Rechnungsempfängers können Sie den Anteil des Betrages in der Kolonne “Anteil” festlegen. Folgende Optionen sind möglich:

• “Prozentualer Anteil”: Anteil in Prozent an der Gesamtsumme der Kurskosten
• “Fester Wert”: Fester Frankenbetrag
• “Restbetrag”: Differenz aller Beträge zu gesamten Kurskosten

7. In der Kolonne “Wert” muss bei “fester Betrag” ein Frankenbetrag eingegeben werden

Hinweis

Für die Fakturierung gelten ausschliesslich die Rechnungsparameter auf dem Kursteilnehmer. Die Rechnungsparameter auf den Kursteilnehmern können noch geändert werden (z. B. wenn er in den Genuss eines Rabattes kommt). Bei der Erfassung eines Kursteilnehmers erzwingt das System die Erfassung einer Rechnungsadresse und damit auch die Bildung eines Kundenkontos.

Firma als Arbeitgeber definieren

ENTWEDER (Ausgehend von Firma)

1. Navigieren Sie zu der entsprechenden Firma im Objektbaum
2. Bearbeiten Sie diese durch den Knopf “BEARBEITEN”
3. Wechseln Sie auf den Menuregisterkarte “Mitglieder”
4. Fügen Sie die gewünschten Personen als Mitglied hinzu gemäss Mitgliedschaften hinzufügen ODER (Ausgehend von Person)
5. Navigieren Sie zur Person
6. Bearbeiten Sie diese durch den Knopf “BEARBEITEN”
7. Wechseln Sie auf den Menuregisterkarte “Mitgliedschaften”
8. Klicken Sie auf den Knopf “MITGLIEDSCHAFT HINZUFÜGEN”
9. Wählen Sie über den Objektbaum oder über “Suchen” die gewünschte Firma
10. Machen Sie auf der gewünschten Firma einen Doppelklick
11. Geben Sie im Fenster “Mitgliedschaften” in der Kolonne “Mitgliedschaftsart” die gewünschte Mitgliedschaftsart an
12. Mit “OK” wird die Mitgliedschaftsart auf der Person gespeichert und in der Liste angezeigt

Hinweis

Die Zuweisung einer Person an eine Firma hat zur Folge, dass die Firma bei einer Rechnungsstellung als Arbeitgeber aufgeführt und als Rechnungsempfänger deklariert werden kann.

Rechnungen für Kursteilnehmer generieren

Voraussetzung für die Verrechnung der Kurse ist:

• Auf den Kursen müssen gemäss Registerkarte “Fakturierung” die Verrechnungsparameter eingegeben sein
• Die Kursteilnehmer müssen bei jedem Kurs gemäss Kursteilnehmer erfassen als Kunde erfasst sein

Hinweis

Für die Fakturierung gelten ausschliesslich die Parameter auf dem Kursteilnehmer

1. Öffnen Sie das gewünschte Kurssemester
2. Wechseln Sie auf die Menuregisterkarte “Kursteilnehmer”
3. Klicken Sie auf den Knopf “RECHNUNGEN GENERIEREN”

Oder

Wählen Sie im Objektbaum den Ordner “Rechnungswesen”, dann die “Kontext sensitive Registerkarte Rechnungen” dann “RECHNUNGEN AUS KURS ERZEUGEN”

DANN

4. Im Fenster “Kursteilnehmer verrechnen” haben Sie die Möglichkeit den ausgewählten Kurs noch zu ändern

• “ALLE KURSE”
• “AUSGEWÄHLTE KURSE”, Dropdown Fenster zur Auswahl eines Kurses.

5. “Rechnungsdatum” Hier können Sie das Rechnungsdatum ändern, dies wird auf dem Rechnungsausdruck hinterlegt “Testlauf - Rechnungen werden nicht erstellt” hilft Ihnen, eine Prüflauf zu erstellen
6. Klicken Sie auf den Knopf “WEITER

7. Im Fenster “Kursteilnehmer” markieren Sie die Teilnehmer, für welche eine Rechnung erstellt werden soll
8. Sind auf einem Kurs mehrere Rechnungen für eine Person oder Firma vorhanden, können diese in einer Rechnung zusammengefasst werden
9. Mit “RECHNUNGEN ERSTELLEN” können Sie für die markierten Personen Rechnungen erstellen lassen

10. Nun erscheint ein Fenster, das den Status der Generierung anzeigt

Rechnungen für Artikel manuell erstellen

1. Selektieren Sie im Objektbaum den Ordner “Rechnungen”
2. Klicken Sie in der Menuregisterkarte “Start” auf den Knopf “EINFÜGEN”
3. Erfassen Sie die Daten für die folgenden Felder: a. “Rechnungsdatum” | |: Voraus bestimmtes offizielles Rechnungsdatum b. “Fällig am” | |: ab diesem Datum wird gemahnt c. “Währung” | |: wird nicht umgerechnet! Die Währung wird auf einer Referenztabelle beim Objekttyp des Artikels vom Administrator vordefiniert

Hinweis

Die Rechnungsnummer wird fortlaufend eineindeutig automatisch konfiguriert

4. Wählen Sie a. “Zahlungskonto” b. “Kunde”
5. Ändern Sie allenfalls “Namen der Rechnung”.Erfassen Sie nun Positionen durch geeignete Zusammenstellung der nachfolgenden Positionen eine differenzierte Rechnung:
6. Menuregisterkarte “Artikel” a. “Artikel”: Lupe anklicken für die Auswahl b. “Preis” c. “Menge”: Hier kann die Anzahl der auf dem Artikel vordefinierten Einheit gewählt werden d. “Einheit”: Die Einheit wird auf einer Referenztabelle beim Objekttyp des Artikels vom Administrator vordefiniert i. “Steuersatz (Mehrwertsteuersatz, kann auf Objekt in Verwaltung frei definiert werden) ii. Rabatt (%): gibt die Preisreduktion in % an iii. KNOPF “EINFÜGEN” um Position auf die Rechnung zu setzen
7. Menuregisterkarte “Manuell” i. “Titel”: Geben Sie einen eigenen Titel ein. Die Nachfolgenden Felder werden nicht wie beim Artikel übernommen sondern müssen manuell eingegeben werden. ii. “Preis” iii. “Menge”: Hier kann die Anzahl der auf dem Artikel vordefinierten Einheit (Stück, Liter, Kilogramm etc) gewählt werden. iv. “Steuersatz”(Die Mehrwertsteuersätze werden auf einer Referenztabelle beim Objekttyp des Artikels vom Administrator vordefiniert.): v. “Rabatt (%)”: gibt die Preisreduktion in % an. vi. KNOPF “EINFÜGEN” um Position auf die Rechnung zu setzen.
8. Menuregisterkarte “Überschrift” i. “Titel”: einer möglichen Überschrift ii. KNOPF “EINFÜGEN” um Position auf die Rechnung zu setzen.
9. Menuregisterkarte “Horizontale Linie” i. KNOPF “EINFÜGEN” um eine horizontale Linie auf die Rechnung zu setzen.
10. Fügen Sie weitere Positionen mit dem Knopf “EINFÜGEN” ein.
11. Drücken Sie den . Knopf “SPEICHERN UND SCHLIESSEN”

Beispiel für eine generierte Rechnung:

Sie können jetzt: Mit “DRUCKVORSCHAU” die Rechnung anschauen ODER mit “DRUCKEN” die Rechnung ausdrucken. Danach ist die Rechnung gesperrt und kann nicht mehr editiert werden ODER mit “SPEICHERN UND SCHLIESSEN” die Rechnung abspeichern und die Rechnung später allenfalls noch ändern und dann die Rechnung ausdrucken (HIER MUSS EIN VERWEIS HIN)

Generierte Rechnungen verwalten