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Neue Features

Kontakt schnell erfassen: Über den Kontakt-Button oder Alt + Umschalt + K lassen sich Personen suchen oder neu erfassen und direkt ein Journaleintrag oder eine Aufgabe ergänzen. Administratoren haben immer Zugriff; für andere Benutzer wird die Funktion über eine Richtlinie freigeschaltet. Anleitung zur Kontaktschnellerfassung.
Dossiers mit Bezug auf eine Firma: Pro Dossier-Typ lässt sich einstellen, auf welche Art von Objekt sich ein Dossier bezieht. So entsteht zum Beispiel ein Kundendossier, das auf eine Firma zeigt statt auf eine Person. Der Dossiername kann automatisch aus dem gewählten Bezug gebildet werden.

Neue Features (Vorschau)

Modulgruppen und Varianten: Angebote können wählbare Kategorien oder Modulpakete mit eigenen Preisen enthalten. Die Vorschau wird über «Modulgruppen, Varianten und Modulportal aktivieren» ausdrücklich freigeschaltet; bestehende Installationen bleiben im bisherigen Ablauf.
Module unter «Meine Kurse»: Teilnehmende sehen ihre offenen, angemeldeten und abgeschlossenen Module. Verfügbare spätere Durchführungen können direkt über die Online-Anmeldung gebucht werden. Bereits bestehende Modulteilnahmen werden bei einer erneuten Anmeldung erkannt.
Einzelmodule buchen: Eine einzelne Moduldurchführung kann ohne übergeordnetes Kursangebot gebucht werden. Dabei entsteht genau eine Teilnahme mit der hinterlegten Modulgebühr.

Verbesserungen

Kursdisposition: Lehrauftrag-Status bei der Lehrperson sichtbar: Im Termin-Detail unter «Benötigte Ressourcen» wird das Lehrauftrag-Symbol neben der Lehrperson neu grün markiert, wenn für diesen Termin bereits ein Lehrauftrag verknüpft ist — wie im Windows-Client.
Personen-Stammdaten im Web vollständig: Konfession, Vorgesetzter, Garderobennummer, PC-Nummer und die drei weiteren Felder aus dem Windows-Client lassen sich neu auch im Web erfassen.
Personen erfassen: Die Felder sind kompakt in zwei Spalten angeordnet, Adressbereiche lassen sich über Schalter öffnen.
Serienversand an zusätzliche E-Mail-Adressen: Bei der Terminänderungsbenachrichtigung aus dem Stundenplan lassen sich Empfänger neu auch nur mit einer E-Mail-Adresse hinzufügen, etwa Personen, die nicht in SwissMentor erfasst sind. Erfasste Personen werden dabei mit ihrer hinterlegten Briefanrede angesprochen.
Modulzertifikate als PDF: Ausgestellte Zertifikate lassen sich mit der hinterlegten Druckvorlage im Teilnehmerportal herunterladen. Die Ausgabe enthält die zugehörige Person, das Modul und das Ausstellungsdatum.
Rechnungen mit Modulwahl und Anrechnung: Auch längere Modulbeschreibungen werden vollständig auf der Rechnung ausgegeben. Die Modulbuchung verwendet den Teilnehmertyp und berücksichtigt bestätigte Anrechnungen im Preis.
Personenliste nach Benutzername filtern: In der Personenliste gibt es neu den Filter «Benutzername». Damit finden Sie eine Person direkt über den Anmeldenamen ihres Benutzers.

Neue Features

Sicherheitsübersicht für Administratoren: Unter Sicherheit & Benutzer > Übersicht zeigt eine neue Seite Anmeldungen, fehlgeschlagene Logins nach IP-Adresse, Konten mit alten oder unsicher gespeicherten Passwörtern, Administratoren ohne Zwei-Faktor-Authentifizierung und die wirksamen Sicherheitseinstellungen. Die Benutzerverwaltung (bisher «Benutzer») erhält die Ansicht «Benutzer prüfen»: Konten nach Risiko filtern, sperren oder ihr Passwort für einen Reset per E-Mail sperren.
Hauptmenü der Administration neu gegliedert: Statt einer langen Liste «System-Administration» gibt es drei zuklappbare Gruppen: «Sicherheit & Benutzer» (Übersicht, Benutzerverwaltung, Benutzerrollen, Richtlinien), «Objekt-Konfiguration» (Objekttypen, Objekt-Aktionen, Objekt-Status, Schema) und «System» (System-Konfiguration, Mandanten, Job-System, Volltext-Suche, API-Nutzung, Archivierung, Gelöschte Objekte, Dashboards, Anzeigetafeln).
Dossiers mit Bezug auf eine Firma: Pro Dossier-Typ lässt sich einstellen, auf welche Art von Objekt sich ein Dossier bezieht. So entsteht zum Beispiel ein Kundendossier, das auf eine Firma zeigt statt auf eine Person. Der Dossiername kann automatisch aus dem gewählten Bezug gebildet werden.

Bugfixes

Kursteilnehmenden- und Abgrenzungsreport: Der Periodenfilter «Touchiert» berücksichtigt neu auch Kurse, die am letzten Tag der gewählten Periode beginnen oder am ersten Tag enden. Beide Grenztage zählen vollständig.
Objekttyp beim Einbuchen in einen Kurs: Eine Kontaktperson blieb beim Einbuchen in einen Kurs eine Kontaktperson, statt zur lernenden Person zu werden. Die Umstellung erfolgt neu unabhängig vom Weg — Teilnehmerliste, Kursanmeldung, Online-Anmeldung oder Windows-Client — und wird im Verlauf der Person festgehalten. Personen mit einer anderen Rolle, etwa Lehrpersonen oder Mitarbeitende, behalten ihren Objekttyp. Soll eine Lehrperson zusätzlich als Lernende gelten, wird dies auf dem Objekt-Typ über den Schülerkontext hinterlegt.

Verbesserungen

Adressen bei der Personenerfassung: Adressvorschläge bevorzugen die Schweiz. Geschäftsadressen lassen sich von einer bestehenden Firma übernehmen und anschliessend bearbeiten.
Objekttypen erstellen und bearbeiten: Beim Erstellen wird der im Baum gewählte Systemtyp übernommen und die ObjectType-ID aus der Bezeichnung gebildet. In der Liste öffnet neu ein Klick auf den Namen den Objekttyp.
Hinweis vor dem Erstellen von Rechnungen: Beim Erstellen von Kursrechnungen im Web prüft SwissMentor die Teilnehmer vorab. Bei der ZBW erscheint ein Hinweis, wenn der Sponsor eines Teilnehmers seit dem Einbuchen gewechselt hat und die Rechnung noch den alten Betrieb ausweisen würde. Die Rechnungen können abgebrochen oder trotzdem erstellt werden.
Office-Anmeldung über das SwissMentor-Login: Beim Bearbeiten von Dateien in Word, Excel oder PowerPoint erscheint ohne gültige Sitzung das SwissMentor-Login-Fenster mit Passwort, Zwei-Faktor-Code und Microsoft Entra ID statt der Passwortabfrage von Office. Abgelaufene Bearbeitungslinks führen neu zum Login statt zu einer schreibgeschützten Datei.

Bugfixes

Langsame Listen nach Kalender-Abos mit Meeting-Links: Kalender-Abos (iCal) mit Online-Meeting-Links legten bei jedem Abruf durch Outlook oder Google neue Zugriffsschlüssel und Berechtigungseinträge an. Bei der ZbW waren es über vier Millionen Einträge, die Berechtigungsprüfung wurde dadurch so langsam, dass Personen- und andere Listen für alle Benutzer ohne Admin-Rechte in den Timeout liefen. Der Meeting-Link wird neu pro Person und Termin nur einmal erzeugt und wiederverwendet, und die nächtliche Bereinigung räumt Meeting-Links beendeter Termine auf.
Kursteilnehmenden- und Abgrenzungsreport: Der Periodenfilter «Touchiert» berücksichtigt neu auch Kurse, die am letzten Tag der gewählten Periode beginnen oder am ersten Tag enden. Beide Grenztage zählen vollständig.
Objekttyp beim Einbuchen in einen Kurs: Eine Kontaktperson blieb beim Einbuchen in einen Kurs eine Kontaktperson, statt zur lernenden Person zu werden. Die Umstellung erfolgt neu unabhängig vom Weg — Teilnehmerliste, Kursanmeldung, Online-Anmeldung oder Windows-Client — und wird im Verlauf der Person festgehalten. Personen mit einer anderen Rolle, etwa Lehrpersonen oder Mitarbeitende, behalten ihren Objekttyp. Soll eine Lehrperson zusätzlich als Lernende gelten, wird dies auf dem Objekt-Typ über den Schülerkontext hinterlegt.
Rechnungstext nach Lehrbetriebwechsel: Wechselte eine lernende Person den Lehrbetrieb, blieb auf der Rechnung im Text unter dem Betrag der alte Betrieb stehen, auch nach «Verrechnungsfelder neu aufsetzen», sofern der Betrag gleich blieb. Der Prozessschritt aktualisiert den Text neu auch bei unverändertem Betrag.
Personen verschmelzen: Lektionszuordnungen werden auf die verbleibende Person übertragen; Buchungsdaten bleiben erhalten. Sind beide Personen demselben Termin zugeordnet, erscheint ein Hinweis zur vorgängigen Bereinigung.
In Word bearbeiten öffnete Dateien nur schreibgeschützt: Word und Excel öffneten Dateien aus SwissMentor in der geschützten Ansicht, Änderungen mussten heruntergeladen und als neue Version hochgeladen werden. Die Datei wird wieder direkt in SwissMentor bearbeitet und beim Speichern als neue Version abgelegt.
Objektauswahl zeigte zu viele Objekte: Auswahlfelder, die nur eine Art von Objekt zulassen, boten trotzdem alle Objekte an, etwa Ordner und Klassen bei der Suche nach einer Person. Es erscheinen nur noch Objekte der erlaubten Art.
Objekttyp liess sich nicht erstellen: Das Speichern schlug fehl und die Schaltfläche Speichern lag ausserhalb des sichtbaren Bereichs.
Eingabefokus sprang beim Erstellen: In Formularen, deren Felder von der gewählten Art abhängen, etwa Kurs oder Dossier, wechselte der Fokus nach dem Öffnen noch einmal das Feld.
Rechnungsempfänger beim Kursteilnehmer bearbeiten: Im Grid «Kursgebühren und Verrechnungsfelder» waren die Schaltflächen Bearbeiten, Speichern und Abbrechen mit der Maus nicht erreichbar, sobald der Mauszeiger die Zeile verliess. Die Schaltflächen stehen neu direkt am Ende jeder Zeile und sind immer sichtbar.
Abfragen: Datum um ein bis zwei Stunden verschoben: Bei Abfragen mit Datums-Parametern (z.B. Kursteilnehmenden- und Abgrenzungen-Report) erschien ein eingegebenes «Periode bis» 30.06.2025 23:59 im Resultat und im Excel-Export als 01.07.2025, auch Datumsspalten wie Kursstart wurden um die Zeitzonendifferenz verschoben. Datum und Uhrzeit werden neu unverändert übernommen und angezeigt. Die Perioden-Parameter des Kursteilnehmenden-Reports sind wieder reine Datumsfelder ohne Uhrzeit.
Excel-Abfragen (Power Query) liefen in einen Timeout: Abfragen mit Datumsparametern, zum Beispiel der Fibu-Report, wurden bei jeder Aktualisierung in Excel komplett neu berechnet, obwohl das Ergebnis bereits zwischengespeichert war. Eine erneute Aktualisierung mit denselben Parametern kommt neu in unter einer Sekunde aus dem Zwischenspeicher, gleichzeitige Aktualisierungen warten auf die laufende Berechnung statt sie doppelt zu starten, und die Berechnung selbst ist deutlich schneller.

Technische Änderungen

Gemeinsame Rate-Limits und korrekte Client-IP: Die Anfragegrenzen gelten auch bei mehreren API-Instanzen gemeinsam. Anmelde-, OTP- und Passwort-Endpunkte werden zusätzlich pro Benutzer bzw. Empfänger begrenzt. Die Vertrauenskette für Reverse-Proxys ist über SM_TRUST_PROXY konfigurierbar; Audit- und OTP-Einträge übernehmen keine ungeprüften IP-Header mehr.
Die Einstellung Dokumente > Datei > WebDAV > Anmeldung über das SwissMentor-Login in Microsoft Office (MS-OFBA) steuert das neue Verhalten und ist standardmässig aktiv. Nach einer Übergangsphase kann Authentifizierung mit Basic Auth aktivieren für WebDAV deaktiviert werden.
Abgelaufene Anmelde-Tokens werden bereinigt: Jeder Web-Login legte einen Token in der Datenbank an, der nach Ablauf nie gelöscht wurde. Bei grossen Kunden waren so mehrere Millionen Zeilen entstanden, mit entsprechender Last auf Statistiken und Abfrageplänen. Ein neuer nächtlicher Job löscht abgelaufene und deaktivierte Tokens in kleinen Batches. Die Karenz ist in den Einstellungen unter «Anmeldung» einstellbar (System.Auth.AuthenticationTokenCleanupGraceDays, Standard 30 Tage). Tokens ohne Ablaufdatum (z.B. iCal-Links) bleiben bestehen.