Kursfakturierung der Kursteilnehmer

Gebühren erfassen auf der Kursvorlage

Folgt, Derzeit nur im PowerClient möglich.

Gebühren anpassen auf dem Kurs

1. Wählen Sie den Kurs auf dem Sie die Gebühren anpassen wollen aus
2. Klicken Sie auf den Reiter ‘Felder’
3. Geben Sie das Datum ein, ab wann dieser Wert gültig sein soll
4. Geben Sie den Wert ein
5. Hier können Sie noch einen Zusatztext eingeben, dieser wird auf der Rechnung mitgedruckt

Hinweis

• Sind die Kursgebühren auf der Kurs-Vorlage erfasst, werden diese beim Generieren des Kurses übernommen und müssen nicht mehr auf dem Kurs erfasst werden.
• Der erste Eintrag hat, wenn nicht anderes eingetragen den Wert ‘immer’ bei der Gültigkeit.

Gebühren anpassen auf dem Kursteilnehmer

1. Klicken Sie auf den Kursteilnehmer, auf dem Sie die Gebühren anpassen wollen
2. Klicken Sie auf den Reiter ‘Felder’
3. Geben Sie die gewünschten für diesen Kursteilnehmer geltenden Werte ein

:::info Anpassung der Verrechnungsfelder auf dem Kursteilnehmer Sind auf dem Kurs Gebühren hinterlegt, werden diese beim Einbuchen direkt auf den Kursteilnehmer übernommen. Anpassungen sind nur nötig bei z.B. Rabatten, die der Kursteilnehmer erhält oder Dispensen von Fächern. :::

Rechnungsempfänger einstellen (auf Kursteilnehmerreiter und Fakturierungsreiter möglich)

1. Gehen Sie auf dem Kurs im Reiter ‘Kursteilnehmer’ und selektieren Sie den gewünschten Kursteilnehmer
2. Wählen Sie auf dem Kursteilnehmer den Reiter ‘Fakturierung’ aus
3. Per Default wird der Kursteilnehmer als Empfänger eingefügt
4. Sie können nun den Arbeitgeber hinzufügen (Der Kursteilnehmer muss Mitglied in einer Firma sein)
5. Sie können hier weitere Rechnungsempfänger hinzufügen, welche keine direkte Beziehung mit dem Kursteilnehmer im System haben

Rechnung erstellen und verbuchen

1. Wählen Sie den Kurs, den Sie fakturieren möchten aus
2. Wählen Sie den Reiter ‘Fakturierung’ aus
3. Selektieren Sie jene Kursteilnehmer aus, für die Sie Rechnungen erstellen möchten
4. Klicken Sie nun auf den Knopf ‘Erstellen’ und selektieren Sie die gewünschten Gebühren aus, welche Sie fakturieren wollen und klicken Sie auf den Knopf ‘Rechnung erstellen’
5. Hier sind die Rechnungen ersichtlich, welche erstellt wurden

1. Selektieren Sie die Rechnungen, welche Sie verbuchen möchten
2. Klicken Sie danach auf den Knopf ‘Verbuchen’, mit dem Verbuchen wird ein Eintrag auf dem Kundenkonto der Rechnungsempfänger getätigt

Rechnungsstatus

Farben beim Status:

• Grau = keine Aktion ausgeführt
• Gelb = Aktionen teilweise ausgeführt
• Grün = Alle Aktionen erfolgreich durchgeführt

Status:

R: Rechnungen erstellt V: Rechnung verbucht S: Rechnung versendet B: Rechnung Bezahlt

Rechnung stornieren

1. Wählen Sie die Rechnungen aus, die Sie stornieren möchten
2. Klicken Sie danach auf den Knopf ‘Stornieren’

Restbetrag auf einer Rechnung hinzufügen (geht aktuell nur auf manuellen Rechnungen)

Position anpassen

1. Wählen Sie die Rechnung bei der Sie weitere Positionen hinzufügen möchten aus
2. Selektieren Sie den Reiter ‘Positionen’
3. Wählen Sie im Drop/Down Feld ‘Hinzufügen’ ‘Neu’ aus
4. Sie können vordefinierte Artikel wählen und/oder manuelle Positionen hinzufügen inkl. der Mengenangabe, Einheit (z.B. Stunden, Stück etc.), Preis sowie den Steuersatz
5. Mit bestätigen durch den ‘OK’ wird die Position hinzugefügt

Hinweis

• Um Positionen hinzufügen zu können, darf die Rechnung noch nicht verbucht sein
• Sie können das Layout optimieren, indem Sie Überschriften und horizontale Linien über oder unter Positionen einfügen

Raten anpassen

1. Gehen Sie auf die Rechnung, bei der Sie die Raten anpassen möchten
2. Klicken Sie auf den Reiter ‘Raten’
3. Klicken Sie auf den Knopf ‘Hinzufügen’
4. Hier können Sie die Fälligkeit eingeben / anpassen
5. Hier können Sie den Betrag eingeben / anpassen

Hinweis

• Werden Ratengebühren erhoben, darf keine Rate hinzugefügt werden. Weil beim Hinzufügen einer neuen Rate die Ratengebühr nicht eingerechnet wird. Die Rechnung muss storniert, die Zahlungsmodalität angepasst und die Rechnung neu erstellt werden
• Wird eine neue Rate hinzugefügt muss die Gesamtsumme mit dem Gesamtrechnungsbetrag übereinstimmen, ansonsten können Änderungen nicht gespeichert werden

Sobald der Gesamtrechnungsbetrag stimmt, kann gespeichert werden.

Rechnungen versenden (Serienversand)

1. Selektieren Sie die Rechnungen, welche Sie versenden möchten
2. Klicken Sie auf den Knopf ‘Serienmail versenden’

Die E-Mails werden nun generiert und im Serienversand> Postausgang abgelegt.

:::warning E-Mailadresse Für den Versand wird die E-Mailadresse auf dem Rechnungsempfänger hinterlegt sein. :::

Hinweis

Solange die Rechnung nicht verbucht ist, können die Positionen und Raten noch angepasst werden. Der Gesamtbetrag kann nicht geändert werden, somit muss die Gesamtsumme über alle Raten verteilt übereinstimmen.