Adressen und Gültigkeiten

Adressen sind Objekte mit Objekttyp

In SwissMentor ist eine Adresse kein simples Datenfeld, sondern ein eigenständiges Objekt (Objektart Adresse). Jede Adresse hat einen Objekttyp, der ihre Art und ihr Verhalten im System bestimmt — zum Beispiel “Privatadresse” oder “Geschäftsadresse”.

Welche Adress-Objekttypen es gibt, wird vom Administrator konfiguriert. Pro Objekttyp legt der Administrator fest:

• Den Namen (z.B. “Privatadresse”, “Geschäftsadresse”, “Ferienadresse”)
• Die Semantik (entweder Privat oder Business) — dazu mehr weiter unten
• Welche Felder ausgeblendet werden (z.B. werden bei Privatadressen Firma, Abteilung und z.Hd. ausgeblendet)
• Ob der Adresstyp beim Erstellen einer Person angeboten wird und ob er dort Pflicht ist

Adressfelder

Ein Adressobjekt enthält folgende Felder (je nach Objekttyp können einige ausgeblendet sein):

Feld	Beschreibung
Firma	Firmenname, z.B. für Geschäftsadressen
z.Hd.	Zu Handen einer bestimmten Person
Abteilung	Abteilungsname
c/o	”Care of” — Adresszusatz
Strasse / Nr.	Strasse und Hausnummer
Postfach	Postfach-Angabe
PLZ	Postleitzahl
Ort	Stadt / Gemeinde
Kanton	Kanton (Schweiz)
Land	Ländercode (z.B. CH, DE)
Telefon Zentrale	Haupttelefonnummer
Telefon Direkt	Direktwahl
Mobiltelefon	Mobilnummer
Fax	Faxnummer
E-Mail	Primäre E-Mail-Adresse
E-Mail 2 / 3	Weitere E-Mail-Adressen
Website	URL der Webseite
Berufliche Funktion	z.B. “Geschäftsführerin”, “Sachbearbeiterin”

Semantik der Adress-Objekttypen

Die Semantik ist das zentrale Steuerelement für das Verhalten einer Adresse. Jeder Adress-Objekttyp hat eine von zwei möglichen Semantiken:

Semantik: Privat

Adress-Objekttypen mit der Semantik Privat sind private Wohnadressen. Sie zeigen typischerweise nur Felder wie Strasse, PLZ, Ort und Telefon — firmenspezifische Felder wie “Firma” oder “Abteilung” werden ausgeblendet.

Semantik: Business

Adress-Objekttypen mit der Semantik Business sind Geschäftsadressen. Bei diesen Adressen steht die Funktion “Adresse von Firma übernehmen” zur Verfügung (details unten). Alle firmenspezifischen Felder sind sichtbar.

Die Semantik wird systemseitig genutzt, um Adressen für bestimmte Zwecke zu filtern. Zum Beispiel können Auswertungen und Serienversände gezielt nach Privatadressen oder Geschäftsadressen filtern, unabhängig davon, wie der Objekttyp im Einzelfall benannt ist.

Standard-Korrespondenzadresse und Standard-Rechnungsadresse

Auf jeder Adresse gibt es zwei wichtige Flags:

• Standard-Korrespondenzadresse — Diese Adresse wird für den Versand von Nachrichten, Serienbriefen und E-Mails verwendet. Pro Person oder Firma kann immer nur eine Adresse dieses Flag tragen.
• Standard-Rechnungsadresse — Diese Adresse wird für Rechnungen und Mahnungen verwendet. Auch dieses Flag kann pro Person nur einmal vergeben werden.

Wird das Flag auf einer neuen Adresse gesetzt, wird es bei der bisherigen Adresse automatisch entfernt. Dies geschieht über eine serverseitige Logik beim Speichern.

Gültigkeiten auf Adressen

Da Adressen Objekte sind, haben sie ein Gültig-von-Datum. Das erlaubt, Adressänderungen im Voraus zu erfassen:

• Eine Person kann mehrere Adressen desselben Objekttyps haben
• Das System liefert immer die Adresse, deren Gültig von ≤ heutiges Datum und deren Gültig bis > heutiges Datum
• Die älteste aktive Adresse ist die aktuell gültige

Beispiel: Umzug vorerfassen

Eine Person zieht per 1. März um. Erstellen Sie eine neue Privatadresse mit Gültig ab 01.03. Die alte Adresse bleibt gültig bis dahin. Ab dem 1. März liefert das System automatisch die neue Adresse.

Abgelaufene Adressen bleiben als historische Datensätze erhalten und sind über den Filter Archiviert und Inaktiv einsehbar.

Adresse hinzufügen

1. Öffnen Sie die Person, bei der Sie eine Adresse erfassen möchten
2. Wechseln Sie auf den Reiter Adressen
3. Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie den gewünschten Objekttyp (z.B. “Privatadresse”)
4. Erfassen Sie die Adressfelder
5. Setzen Sie nach Bedarf die Flags Standard-Korrespondenzadresse und/oder Standard-Rechnungsadresse
6. Geben Sie ein Gültig-ab-Datum an, wenn die Adresse nicht sofort gilt
7. Speichern Sie die Adresse

Adresse von Firma übernehmen

Für Adress-Objekttypen mit der Semantik Business steht die Funktion “Adresse von Firma übernehmen” zur Verfügung. Sie ermöglicht, die Adresse einer Firma direkt als Geschäftsadresse auf die Person zu übertragen:

1. Öffnen Sie die Person und fügen Sie eine Geschäftsadresse hinzu (Objekttyp mit Semantik Business)
2. Der Dialog “Adresse von Firma übernehmen” erscheint
3. Wählen Sie die gewünschte Firma über den Objekt-Picker
4. Wählen Sie aus den verfügbaren Adressen der Firma die passende aus
5. Optional: Aktivieren Sie “Person als Mitglied hinzufügen” und wählen Sie eine Mitgliedschaftsart — damit wird die Person gleichzeitig als Mitglied der Firma eingetragen
6. Klicken Sie auf Übernehmen

Die Adressfelder werden von der Firmenadresse befüllt. Die übernommenen Daten sind eine Kopie — spätere Änderungen an der Firmenadresse werden nicht automatisch auf die Person übertragen.

Administration: Adress-Objekttypen konfigurieren

Adress-Objekttypen werden in der Objekt-Konfiguration unter der Objektart Adresse konfiguriert. Details dazu finden Sie in der Admin-Dokumentation.