Kontakt schnell erfassen
Mit der Kontaktschnellerfassung suchen Sie eine Person und erfassen bei Bedarf eine neue Person. Ein Journaleintrag und eine Aufgabe lassen sich im selben Schritt ergänzen. Administratoren haben immer Zugriff. Für andere Benutzer muss die Funktion durch die Administration freigeschaltet sein.
Vorgehen
Abschnitt betitelt „Vorgehen“- Klicken Sie oben auf Kontakt erfassen oder drücken Sie im Webclient Alt + Umschalt + K. Die Schnellerfassung öffnet sich seitlich. Die Tastenkombination finden Sie auch im Benutzermenü unter Tastaturbefehle.
- Geben Sie Vorname, Nachname, Telefon oder E-Mail ein. Dieselben Felder dienen der Suche und der Erfassung. Weitere Angaben grenzen die Treffer ein.
- Wählen Sie eine vorhandene Person oder Neue Person mit diesen Angaben erfassen. Ein einzelner Treffer wird vorausgewählt. Bei einer neuen Person kontrollieren Sie den vorgeschlagenen Personentyp und das automatisch erkannte Geschlecht.
- Ergänzen Sie bei Bedarf unter Adresse ergänzen eine Adresse. Bei der Geschäftsadresse können Sie eine Firma suchen, eine ihrer Adressen wählen und mit Adresse übernehmen kopieren. Die übernommenen Angaben bleiben bearbeitbar.
- Aktivieren Sie bei Bedarf den Schalter neben Journaleintrag und halten Sie das Anliegen fest. Darunter können Sie unabhängig davon den Schalter neben Aufgabe aktivieren.
- Klicken Sie auf Person erfassen beziehungsweise Erfassung speichern. Die gewählten Einträge werden zusammen gespeichert und die Erfassung schliesst sich. Ist Person nach dem Speichern öffnen aktiviert, öffnen sich direkt die Stammdaten. Bei einem Fehler bleiben die Eingaben für eine Korrektur erhalten.
Die Option Person nach dem Speichern öffnen und die Aktionsbuttons bleiben beim Scrollen am unteren Rand sichtbar.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Geschlecht | Vorschlag aus dem Vornamen wie bei der normalen Personenerfassung. Eine manuelle Wahl bleibt bestehen. |
| Journaleintrag | Optional. Kontaktart, Zeitpunkt und Gesprächsnotiz. Beim manuellen Öffnen zunächst ausgeschaltet. |
| Aufgabe | Optional, auch ohne Journaleintrag möglich. Ein Titel ist erforderlich; die zuständige Person ist zunächst der angemeldete Benutzer. |
| Fällig am | Optionaler Termin für die Nachbearbeitung. |
| Person nach dem Speichern öffnen | Öffnet anschliessend die Stammdaten der Person. |
Die Suche zeigt nur Personen, für die eine Leseberechtigung besteht. Ist die Suche nicht verfügbar, erscheint eine Meldung. Eine neue Person kann dann erst nach einer erfolgreichen Suche erstellt werden.
Bei einer vorhandenen Person ohne Journal und Aufgabe öffnet Person öffnen deren Stammdaten. Die Angaben in den Suchfeldern ändern keine bestehenden Personendaten.
Bei einem eingehenden Anruf
Abschnitt betitelt „Bei einem eingehenden Anruf“Wenn Ihre Telefonanlage dafür eingerichtet ist, öffnet sie die Schnellerfassung mit der Rufnummer. SwissMentor sucht automatisch nach passenden Personen. Der Journaleintrag ist mit der Kontaktart Telefon eingeschaltet. Der Aufruf allein speichert noch keine Daten.
Wählen Sie die passende Person und halten Sie das Anliegen fest. Falls eine Nachbearbeitung nötig ist, aktivieren Sie darunter Aufgabe. Sie können den Journaleintrag auch ausschalten und nur eine Person oder eine Aufgabe erfassen.
