Office-Anmeldung über das SwissMentor-Login aktivieren

Wird eine Datei aus SwissMentor in Word, Excel oder PowerPoint bearbeitet, muss sich Office beim Server anmelden. Bisher geschah das über eine Passwortabfrage von Office (Basic Auth) oder über einen zeitlich begrenzten Link. Mit der Office-Anmeldung über das SwissMentor-Login (Microsoft Office Forms Based Authentication, MS-OFBA) zeigt Office stattdessen das gewohnte SwissMentor-Login-Fenster: Passwort, Zwei-Faktor-Code und Anmeldung über Microsoft Entra ID funktionieren wie im Browser. Danach arbeitet Office mit dieser Sitzung weiter.

Vorgehen

1. Öffnen Sie System-Administration > Systemkonfiguration und wechseln Sie in den Bereich Dokumente > Datei > WebDAV.
2. Aktivieren Sie Anmeldung über das SwissMentor-Login in Microsoft Office (MS-OFBA). Die Einstellung ist standardmässig aktiv.
3. Deaktivieren Sie nach einer Übergangsphase Authentifizierung mit Basic Auth aktivieren, damit Office keine Passwörter mehr direkt an den Server sendet.

Beim nächsten Öffnen einer Datei ohne gültige Sitzung erscheint in Office ein Fenster mit der SwissMentor-Anmeldung. Nach der Anmeldung schliesst sich das Fenster, die Datei wird geladen. Innerhalb einer laufenden Office-Sitzung wird die Anmeldung nicht erneut verlangt.

Was sich für Benutzer ändert

Situation	Verhalten
Datei über In Office bearbeiten geöffnet, Link gültig	Wie bisher, ohne Anmeldung
Link abgelaufen	Office zeigt das SwissMentor-Login statt die Datei schreibgeschützt zu öffnen
Datei über einen WebDAV-Pfad ohne Link geöffnet	SwissMentor-Login statt Passwortabfrage von Office
Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet	Der Code wird im Login-Fenster abgefragt
Anmeldung über Microsoft Entra ID	Die Microsoft-Anmeldung läuft im Login-Fenster

Andere Programme, die per WebDAV zugreifen (Explorer, Finder, Dateimanager), sind nicht betroffen und melden sich weiterhin wie bisher an.

Voraussetzungen

• Microsoft Office 2013 oder neuer unter Windows, Office 2016 oder neuer auf dem Mac. Office für iPad und Android unterstützt dieses Anmeldeverfahren nicht; dort funktioniert weiterhin der Link aus In Office bearbeiten.
• Die öffentliche Adresse der Instanz ist unter System > Web > Öffentliche URL hinterlegt, damit Office die Login-Seite unter der richtigen Adresse öffnet.

Gespeicherte Office-Anmeldung zurücksetzen

Office speichert die Anmeldung über Cookies. Um die Anmeldung erneut zu testen oder das Benutzerkonto zu wechseln, können Sie beim klassischen Office-Anmeldefenster die Cookies der betroffenen Instanz löschen:

1. Speichern Sie offene Dokumente und schliessen Sie alle Office-Fenster.
2. Drücken Sie Win + R, geben Sie inetcpl.cpl ein und bestätigen Sie mit Enter.
3. Öffnen Sie Allgemein > Browserverlauf > Einstellungen > Dateien anzeigen.
4. Suchen und löschen Sie die Cookie-Einträge der SwissMentor-Instanz, beispielsweise pr-6024.swissmentor.net. Löschen Sie nur die Einträge dieser Instanz.
5. Öffnen Sie das Dokument erneut aus SwissMentor. Bei einem WebDAV-Zugriff ohne gültigen Link-Token sollte das SwissMentor-Login wieder erscheinen.

Dieses Vorgehen wurde auf PR 6024 unter Windows erfolgreich bestätigt. Es gilt für das klassische Anmeldefenster mit dem Windows-/Internet-Explorer-Cookiespeicher; neuere Office-Anmeldefenster können einen anderen Speicher verwenden. Falls keine passenden Cookies erscheinen oder die Anmeldung bestehen bleibt, geben Sie dem Support die Word-Version inklusive Build aus Datei > Konto > Info zu Word an. Siehe auch die OFBA-Anleitung des WebDAV-Herstellers IT Hit.

Eine Abmeldung im normalen Webbrowser löscht nicht zuverlässig die in Office gespeicherte Anmeldung. Das lokale Löschen der Cookies widerruft keine anderen Sitzungen oder Zugangs-Token.