Personen zusammenführen

Wurde eine Person doppelt erfasst, führen Sie die beiden Datensätze zu einer Person zusammen. Sie öffnen die Person, die Sie behalten möchten, und wählen die doppelte Person aus. SwissMentor überträgt die Daten der doppelten Person auf die behaltene Person und verschiebt die doppelte Person in den Papierkorb.

Voraussetzungen

Sie haben das Administrator-Profil. Ohne dieses Profil brauchen Sie das Recht, die behaltene Person zu bearbeiten, und das Recht, die doppelte Person zu löschen.
Keine der beiden Personen ist gesperrt.
Die Person, die Sie behalten möchten, ist weder archiviert noch gelöscht. Ist sie archiviert, behält SwissMentor stattdessen die doppelte Person.

Vorgehen

Öffnen Sie die Person, die Sie behalten möchten.
Wählen Sie links im Menü Stammdaten.
Klicken Sie in der Symbolleiste auf Person zusammenführen. Rechts öffnet sich das Seitenpanel Person zusammenführen. Unter Neue Person steht die Person, die bestehen bleibt, mit ihrer Objektnummer.
Suchen Sie im Feld Aufzuhebende doppelte Person nach der doppelten Person und wählen Sie diese aus. Die geöffnete Person selbst wird in der Suche nicht angeboten. Das Panel zeigt die Daten der doppelten Person: Benutzer, Adressen, verbundene Personen, Mitgliedschaften, Kurse und Kundenkonto.
Prüfen Sie die Daten. Haben beide Personen eine Adresse desselben Typs, wählen Sie pro Feld den Wert, der bestehen bleibt (siehe Adressen).
Klicken Sie auf Zusammenführen und bestätigen Sie die Rückfrage. Das Panel schliesst sich, sobald die Personen zusammengeführt sind. Die doppelte Person liegt danach im Papierkorb.

Die Objektnummer hinter dem Namen (z.B. #12345) zeigt eindeutig, welche Person bestehen bleibt und welche gelöscht wird. Das hilft, wenn beide Personen gleich heissen.

Was übernommen wird

Folgende Daten der doppelten Person gehen auf die behaltene Person über:

alle Unterobjekte
Adressen (mit Feldauswahl bei gleichem Adresstyp)
Mitgliedschaften
Kundenkonten, Leistungen und Lehraufträge
Zugriffsrechte und Abonnements
Zuordnungen zu Lektionen und Lernmodulen
Zuordnungen zu Dossiers und Dateien
Noten und Zeugnisse
Mails

Dabei gelten folgende Regeln:

Bereich	Verhalten
Benutzer	Der Benutzerzugang der doppelten Person wird gesperrt und nicht übernommen.
Unterobjekte	Hat die behaltene Person bereits ein Unterobjekt mit demselben Namen, erhält das übernommene Objekt den Zusatz «(Aus Duplikat)».
Mitgliedschaften	Sind beide Personen mit derselben Mitgliedschaftsart in derselben Gruppe, bleibt eine Mitgliedschaft übrig. Sie gilt vom frühesten Beginn bis zum spätesten Ende. Ist eine der beiden Mitgliedschaften unbefristet, bleibt sie unbefristet.
Kundenkonto	Das Kundenkonto der doppelten Person wird der behaltenen Person zugeordnet. Der Name erhält den Zusatz «(aus Personenduplikat …)» mit der Objektnummer der doppelten Person. Hat das Konto keine Buchungen, wird es archiviert.

Adressen

SwissMentor vergleicht die aktuell gültigen Adressen beider Personen nach Adresstyp:

Adresstyp nur bei der doppelten Person: Die Adresse wird übernommen.
Adresstyp nur bei der behaltenen Person: Die Adresse bleibt unverändert.
Adresstyp bei beiden Personen: Das Panel zeigt beide Adressen nebeneinander, gruppiert nach Adresse, Kontakt und Kennzeichen. Wählen Sie pro Feld den Wert, der bestehen bleibt. Danach wird die Adresse der doppelten Person gelöscht.

Vorausgewählt ist der Wert der behaltenen Person. Ist dieses Feld leer, ist der Wert der doppelten Person vorausgewählt. Mit Nur unterschiedliche Felder anzeigen blenden Sie gleiche Felder aus. Die Option ist beim Öffnen aktiv.

Wann das Zusammenführen abbricht

In folgenden Fällen kann SwissMentor nicht automatisch entscheiden, welche Daten gelten. Das Zusammenführen bricht mit einer Meldung ab und es wird nichts gespeichert. Bereinigen Sie die genannten Daten und führen Sie die Personen danach erneut zusammen.

Situation	Bereinigen
Beide Personen sind derselben Lektion zugeordnet.	Doppelte Lektionszuordnung entfernen.
Beide Personen sind auf derselben Kursanmeldung erfasst.	Anmeldung bereinigen.
Beide Personen haben in derselben Anmeldung eine Variantenauswahl für denselben Kurs.	Anmeldung bereinigen.
Beide Personen sind Teilnehmende im selben Kurs und der Kursteilnehmer der doppelten Person lässt sich nicht löschen.	Kursteilnehmer manuell zusammenführen.
Beide Personen sind Teilnehmende derselben Ausbildung und der Ausbildungsteilnehmer der doppelten Person lässt sich nicht löschen.	Ausbildungsteilnehmer manuell zusammenführen.
Die doppelte Person hat eine gültige, geschützte Mitgliedschaft (als Kursteilnehmer oder mit aktiver Buchung über einen Vertrag) in einer Gruppe, in der auch die behaltene Person mit derselben Mitgliedschaftsart ist. Die Meldung nennt die Gruppe.	Mitgliedschaft der doppelten Person bereinigen.
Beide Personen haben ein Ergebnis oder eine Note zur selben Prüfung.	Entscheiden, welches Ergebnis gilt, und das andere entfernen.
Beide Personen haben ein Zeugnis zum selben Kurs.	Zeugnisse manuell zusammenführen.
Beide Personen haben eine Kompetenzbeurteilung zur selben Kategorie.	Beurteilungen manuell zusammenführen.
Beide Personen haben mehrere Lebenslaufeinträge.	Lebenslauf manuell übertragen und bei der doppelten Person löschen.
Auf der doppelten Person ist ein Speziallohn erfasst.	Speziallohn bereinigen.

Nach einer Fehlermeldung bleibt das Panel offen und lädt die Daten beider Personen neu.

Doppelte Person aus einer Kursanmeldung

Die Duplikatsprüfung einer Kursanmeldung zeigt bestehende Personen, die zur angemeldeten Person passen. Mit Vergleichen öffnen Sie dasselbe Panel. Die bestehende Person bleibt dabei bestehen, die Person aus der Anmeldung ist als doppelte Person vorausgewählt. Nach dem Zusammenführen lädt die Anmeldung neu.