Nachrichten und Postfach
SwissMentor verfügt über ein integriertes Nachrichtensystem. Darüber können E-Mails und SMS an Personen im System versendet und empfangen werden.
Mein Postfach
Abschnitt betitelt „Mein Postfach“Das Postfach ist über das Dashboard-Widget Mein Postfach oder über das Nachrichten-Symbol in der oberen Navigationsleiste erreichbar. Es zeigt die eingegangenen und gesendeten Nachrichten des angemeldeten Benutzers.
Nachricht versenden
Abschnitt betitelt „Nachricht versenden“Neue Nachricht erstellen
Abschnitt betitelt „Neue Nachricht erstellen“- Im Postfach auf Neue Nachricht klicken
- Empfänger hinzufügen: Personen können über die Suche gefunden und als Empfänger hinzugefügt werden
- Nachrichtentyp wählen:
- Mail — Versand als E-Mail
- SMS — Versand als SMS (sofern konfiguriert)
- Betreff eingeben
- Nachrichtentext im Editor erfassen
- Optional Anhänge hinzufügen (lokale Dateien oder Dokumente aus SwissMentor)
- Nachricht senden
Nachricht an Gruppenmitglieder
Abschnitt betitelt „Nachricht an Gruppenmitglieder“Nachrichten können auch an Mitglieder einer Gruppe versendet werden. Dafür steht beim Hinzufügen der Empfänger ein Gruppenmitglieder-Selektor zur Verfügung, der alle Mitglieder einer Gruppe als Empfänger hinzufügt.
Antworten und Weiterleiten
Abschnitt betitelt „Antworten und Weiterleiten“Auf empfangene Nachrichten stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
- Antworten — Antwortet dem Absender
- Allen antworten — Antwortet allen Empfängern der ursprünglichen Nachricht
- Weiterleiten — Leitet die Nachricht an andere Empfänger weiter
Serienversand
Abschnitt betitelt „Serienversand“Für den Massenversand an mehrere Empfänger steht der Serienversand zur Verfügung. Dabei erhält jeder Empfänger eine eigene Kopie der Nachricht mit persönlicher Anrede.
Der Serienversand ist über das Hauptmenü unter Serienversand erreichbar:
- Postausgang — Zeigt Nachrichten, die noch nicht versendet wurden und bearbeitet werden können
- Gesendet — Zeigt bereits versendete Serienmails
Details zum Serienversand finden Sie unter Serienversand aus dem Kurs.
Nachrichteneinstellungen
Abschnitt betitelt „Nachrichteneinstellungen“Benutzer können ihre persönlichen Nachrichteneinstellungen konfigurieren:
- Signatur — Eine persönliche Signatur, die an ausgehende E-Mails angehängt wird
- Abwesenheitsassistent — Automatische Abwesenheitsmeldung bei eingehenden Nachrichten
- Versandart — Ob Nachrichten als SwissMentor-interne Nachricht, als E-Mail oder beides versendet werden
Kontakthistorie
Abschnitt betitelt „Kontakthistorie“Versendete Nachrichten können in der Kontakthistorie der jeweiligen Person abgelegt werden. Aktivieren Sie dafür beim Erstellen der Nachricht die Option Kontakteintrag erstellen. So ist die gesamte Kommunikation mit einer Person nachvollziehbar dokumentiert.
Die Kontakthistorie ist auf der Person unter dem Reiter Journal einsehbar und enthält:
- E-Mails
- SMS
- Telefonate (manuell erfasst)
- Briefe