Mahnungen erstellen und versenden

Voraussetzungen

Bevor Mahnungen erstellt werden können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Die betreffende Rechnung muss gedruckt (d.h. finalisiert) sein
• Das Fälligkeitsdatum der Rechnung (oder einer Rate) muss überschritten sein
• Die Rechnung darf nicht vollständig beglichen oder storniert sein

Überfällige Rechnungen einsehen

1. Navigieren Sie im Hauptmenü zu Fakturierung > Überfällige Rechnungen
2. Die Liste zeigt alle Rechnungen, bei denen mindestens eine Rate überfällig ist

Folgende Informationen werden angezeigt:

Spalte	Beschreibung
Rechnungsnummer	Nummer der überfälligen Rechnung
Mahnstufe	Die nächste Mahnstufe, die erreicht wird
Überfällig seit	Datum, seit dem die Rechnung mit einer oder mehreren Raten überfällig ist
Überfälliger Betrag	Der Betrag, der aktuell überfällig ist

Mahnungen erstellen

1. Wählen Sie in der Liste Überfällige Rechnungen die Rechnungen aus, für die Sie Mahnungen erstellen möchten
2. Klicken Sie auf Mahnungen erstellen
3. SwissMentor generiert für jede ausgewählte Rechnung eine Mahnung

Jede Mahnung wird als eigenständiges Objekt im System abgelegt und ist mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft.

Mahnstufen

SwissMentor verwendet ein Mahnstufen-System:

• Mahnstufe 1 — Erste Mahnung (Zahlungserinnerung)
• Mahnstufe 2 — Zweite Mahnung
• Mahnstufe 3 — Dritte Mahnung (letzte Mahnung)

Bei jeder weiteren Mahnung auf dieselbe Rechnung wird die Mahnstufe automatisch erhöht. Die Mahnstufen und deren Texte können vom Administrator konfiguriert werden.

Mahnungen versenden

Erstellte Mahnungen können über verschiedene Kanäle versendet werden:

Per E-Mail

1. Navigieren Sie zu Fakturierung > Mahnungen
2. Wählen Sie die zu versendenden Mahnungen aus
3. Wählen Sie Versenden und den Kanal E-Mail
4. Die Mahnung wird als PDF-Anhang an die Korrespondenz-E-Mail des Kunden versendet

Per Druck / Post

1. Wählen Sie die zu versendenden Mahnungen aus
2. Wählen Sie Drucken
3. Die Mahnungen werden als PDF generiert und können ausgedruckt und per Post versendet werden

Mahnungen verwalten

Alle erstellten Mahnungen sind unter Fakturierung > Mahnungen einsehbar. Von dort aus können Sie:

• Den Status der Mahnung einsehen (erstellt, versendet)
• Die zugehörige Rechnung öffnen
• Die Mahnhistorie einer Rechnung nachvollziehen