Online-Meeting (Teams und Zoom)

Diese Anleitung beschreibt, wie Sie in der Systemkonfiguration die Online-Meeting-Funktion einrichten: globale Einstellungen, Microsoft Teams und optional Zoom. Damit können für Termine automatisch Meeting-Links erstellt werden, wenn Benutzer auf «Meeting beitreten» klicken.

Power-User: Die Einstellung des Meeting-Providers pro Kurs bzw. Kursvorlage sowie das Generieren von Meeting-Links für Lektionen ist im Handbuch Kursverwaltung > Meeting-Provider und Meeting-Links beschrieben.

Zugriff

1. Melden Sie sich als Administrator an.
2. Öffnen Sie Administration > Konfiguration (System-Konfiguration).
3. Erweitern Sie im linken Menü Kursverwaltung.
4. Wählen Sie Online-Meeting.

Die Konfiguration gliedert sich in die Bereiche Meeting-Einstellungen, Microsoft Teams und Zoom.

Meeting-Einstellungen (global)

Diese Einstellungen gelten für alle Online-Meetings, unabhängig ob Teams oder Zoom verwendet wird.

Standard Meeting-Provider

Legt fest, welcher Provider (Microsoft Teams oder Zoom) verwendet wird, wenn am Kurs bzw. an der Kursvorlage kein eigener Provider eingestellt ist. Wahl: Microsoft Teams oder Zoom.

Wartebereich aktivieren

Wenn aktiviert, müssen Teilnehmer vom Moderator freigegeben werden, bevor sie dem Meeting beitreten können:

• Microsoft Teams: Lobby (Wartebereich)
• Zoom: Waiting Room (Wartebereich)

Wenn deaktiviert, können alle Teilnehmer direkt beitreten.

Standard Beitritt (Minuten vor Beginn)

Gibt an, ab wie vielen Minuten vor Terminbeginn der Meeting-Link standardmässig nutzbar ist. Wert 0 bedeutet: Der Link funktioniert erst zum Startzeitpunkt des Termins. Ein typischer Wert ist 30.

Wenn jemand zu früh auf den Link klickt, wird ein Warteraum mit Countdown angezeigt. Sobald die Freigabezeit erreicht ist, erfolgt die automatische Weiterleitung ins Meeting.

Microsoft Teams einrichten

Die Teams-Integration erstellt Meetings über die Microsoft Graph API. Es wird ein Entra ID (Azure AD) Tenant, eine App Registration und ein System-Benutzerkonto benötigt.

Voraussetzungen

• Microsoft Entra ID (Azure AD) Tenant
• Administratorrechte im Microsoft Entra Admin Center
• Eine App Registration mit den noetigen Berechtigungen
• Ein Microsoft-365-Benutzerkonto fuer die Meeting-Erstellung (z.B. meetings@ihre-domain.ch)

Schritt 1: Entra ID App Registration

1. Microsoft Entra Admin Center öffnen: https://entra.microsoft.com oder https://portal.azure.com

2. App registrations > New registration

   • Name z.B. «SwissMentor Teams Meeting Provider»
   • Accounts in this organizational directory only auswählen
   • Register klicken

3. Certificates & secrets > New client secret

   • Beschreibung eintragen, Ablauf wählen (z.B. 24 Monate)
   • Add klicken und den Secret-Wert sofort kopieren (wird nur einmal angezeigt)

4. API permissions > Add a permission > Microsoft Graph > Application permissions

   • OnlineMeetings.ReadWrite.All hinzufügen
   • Optional: User.Read.All für bessere Erkennung des Benutzers
   • Add permissions > Grant admin consent for [Ihr Tenant]

5. Overview öffnen und notieren:

   • Application (client) ID
   • Directory (tenant) ID

6. Application Access Policy (PowerShell, erforderlich):

   • Ohne diese Policy tritt der Fehler «No application access policy found for this app» auf.
   • Die Policy muss dem System-Benutzerkonto (User Principal Name) zugewiesen sein.

   Install-Module -Name MicrosoftTeams -Force
   Connect-MicrosoftTeams
   New-CsApplicationAccessPolicy -Identity "SwissMentor Teams Meeting Provider" -AppIds "Ihre-Application-Client-ID"
   Grant-CsApplicationAccessPolicy -Identity "meetings@ihre-domain.ch" -PolicyName "SwissMentor Teams Meeting Provider"

Schritt 2: System-Benutzerkonto

• Dediziertes Microsoft-365-Konto anlegen oder bestehendes verwenden (z.B. meetings@ihre-domain.ch).
• Das Konto sollte eine Teams-Lizenz haben.
• User Principal Name (UPN) notieren: benutzername@ihre-domain.ch

Schritt 3: Konfiguration in SwissMentor

1. In der System-Konfiguration: Kursverwaltung > Online-Meeting > Bereich Microsoft Teams.
2. Microsoft Teams als Meeting-Provider aktivieren anhaken.
3. Eintragen:
   • Client-ID (Azure App-Registrierung): Application (client) ID aus Schritt 1
   • Client-Secret: der erstellte Secret-Wert
   • Tenant-ID (Azure AD): Directory (tenant) ID
   • System-Benutzer (User Principal Name): UPN des Kontos aus Schritt 2 (z.B. meetings@ihre-domain.ch)
4. Speichern klicken.

Zoom einrichten (optional)

Neben Teams kann Zoom als Meeting-Provider verwendet werden. Die Anbindung nutzt Zoom Server-to-Server OAuth.

Voraussetzungen

• Zoom-Konto mit Admin-Rechten
• Server-to-Server OAuth App im Zoom Marketplace erstellt
• Account ID, Client ID und Client Secret der Zoom-App

Schritt 1: Zoom Server-to-Server App anlegen

1. Im Zoom Developer Marketplace (https://marketplace.zoom.us): Build App > Server-to-Server OAuth.
2. App erstellen, Name z.B. «SwissMentor Meeting».
3. Unter App Credentials notieren:
   • Account ID
   • Client ID
   • Client Secret
4. Unter Scopes mindestens Meeting:Write:Admin (bzw. nötige Meeting-Scopes) aktivieren.
5. App aktivieren: Unter Activation die App auf Activated setzen. Ohne diesen Schritt lehnt Zoom alle Token-Anfragen mit einem 400-Fehler ab.

Schritt 2: Konfiguration in SwissMentor

1. In der System-Konfiguration: Kursverwaltung > Online-Meeting > Bereich Zoom.
2. Zoom als Meeting-Provider aktivieren anhaken.
3. Eintragen:
   • Client-ID (Server-zu-Server OAuth): Client ID aus der Zoom-App
   • Client-Secret: Client Secret der Zoom-App
   • Account-ID: Zoom Account ID (Hinweis in der Konfiguration)
4. Speichern klicken.

Wenn Sie sowohl Teams als auch Zoom konfigurieren, entscheidet der Standard Meeting-Provider (unter Meeting-Einstellungen) bzw. die Einstellung am Kurs/Kursvorlage, welcher Provider verwendet wird.

Lehrer als Ko-Organisatoren

SwissMentor fügt Lehrer automatisch als Ko-Organisatoren in Teams-Meetings ein. Ko-Organisatoren haben dieselben Rechte wie der Organisator und können zum Beispiel Teilnehmer aus dem Wartebereich zulassen oder das Meeting beenden.

Voraussetzung: Lehrer-E-Mail-Adresse

Damit ein Lehrer als Ko-Organisator eingetragen werden kann, benötigt SwissMentor eine gültige E-Mail-Adresse (UPN). Das System ermittelt die E-Mail in folgender Priorität:

1. Azure AD Benutzerkonto (empfohlen): Wenn die lehrende Person in SwissMentor ein Benutzerkonto mit der Authentifizierungsmethode Azure AD hat, wird der Benutzername (= Office-365-UPN, z.B. vorname.nachname@schule.ch) als E-Mail verwendet. Dies ist die zuverlässigste Methode.
2. Persönliche E-Mail-Adresse: Falls kein Azure AD Konto vorhanden ist, wird die Korrespondenz-E-Mail-Adresse der Person (Adressbuch) verwendet.

Wenn weder ein Azure-AD-UPN noch eine persönliche E-Mail gefunden wird, wird die Person als Ko-Organisator übersprungen. Ein Warnhinweis erscheint im Server-Log.

Wann findet die Synchronisation statt?

Die Ko-Organisatoren werden jedes Mal aktualisiert, wenn ein Benutzer auf Meeting beitreten klickt. So wird sichergestellt, dass neu hinzugefügte Lehrer beim nächsten Beitritt automatisch die richtigen Rechte erhalten.

Empfehlung: Azure AD für alle Lehrpersonen

Um sicherzustellen, dass alle Lehrpersonen korrekt als Ko-Organisatoren eingetragen werden, empfehlen wir, für jede lehrende Person in SwissMentor ein Benutzerkonto mit Authentifizierungsmethode: Azure AD und dem korrekten Office-365-Benutzernamen (UPN) zu hinterlegen.

Einstellung der Authentifizierungsmethode: Person öffnen > Reiter Benutzer > Authentifizierungsmethode: Azure AD.

Funktionspruefung

1. Einen Termin im Stundenplan oeffnen (Remote-Status nicht «Verboten»).
2. Auf Meeting beitreten klicken.
3. Es wird ein Meeting (Teams oder Zoom) erstellt und der Link geoeffnet.

Falls Fehler auftreten: Konfigurationswerte prüfen, Admin Consent (Teams) bzw. Zoom-Scopes prüfen, Server-Logs auswerten.

Technische Details

Teams: API-Berechtigungen

• OnlineMeetings.ReadWrite.All (Application) – erforderlich
• User.Read.All (Application) – optional, empfohlen

Authentifizierung über OAuth 2.0 Client Credentials. Meetings werden im Namen des System-Benutzerkontos erstellt.

Globale Einstellungen Wartebereich / Beitreten

• Wartebereich aktivieren gilt für beide Provider (Teams-Lobby, Zoom Waiting Room).
• Standard Beitritt (Minuten vor Beginn) bestimmt, ab wann der Meeting-Link standardmässig gültig ist; gilt einheitlich für alle Meetings.

Fehlerbehebung

«Teams meeting provider is not enabled» / «Kein Meeting-Provider konfiguriert»

• Im Bereich Microsoft Teams bzw. Zoom die Option als Meeting-Provider aktivieren aktivieren.
• Mindestens ein Provider muss aktiv und vollständig konfiguriert sein.

Teams: «Teams meeting configuration is incomplete»

• Client-ID, Client-Secret und Tenant müssen ausgefüllt sein.

Teams: «Teams meeting system user principal is not configured»

• System-Benutzer (User Principal Name) im Bereich Microsoft Teams eintragen (UPN des M365-Kontos).

Teams: «No application access policy found for this app» (403)

• Application Access Policy per PowerShell anlegen und dem System-Benutzerkonto zuweisen (siehe Schritt 1.6 oben).

Zoom: Konfiguration unvollständig

• Client-ID, Client-Secret und Account-ID müssen gesetzt sein; Zoom-App mit nötigen Scopes freigeben.

Externe Teilnehmer bleiben im Warteraum

• Unter Meeting-Einstellungen die Option Wartebereich aktivieren prüfen. Wenn deaktiviert, können alle direkt beitreten. Bei bestehenden Meetings ggf. neues Meeting auslösen (Link neu erzeugen).

Sicherheitshinweise

• Client Secrets vertraulich behandeln.
• Für die Meeting-Erstellung ein dediziertes Konto verwenden, kein persönliches Konto.
• Nur die nötigen Berechtigungen vergeben und die Meeting-Erstellung regelmässig prüfen.