E-Mail-Archivierung

Die E-Mail-Archivierung ermöglicht die semiautomatische Löschung von alten E-Mails im System. Dies hilft, den Speicherplatz zu optimieren und die Datenbank-Performance zu verbessern.

Zugriff

Navigieren Sie im Hauptmenü zu System → Archivierung.

Die Archivierungsfunktion ist nur für Administratoren sichtbar.

Übersicht

Die Archivierungsübersicht zeigt alle bisherigen Archivierungsläufe in einer Tabelle mit folgenden Spalten:

• ID: Eindeutige Nummer des Archivierungslaufs
• Status: Aktueller Status (Läuft, Abgeschlossen, Fehler, Test)
• Name: Bezeichnung des Archivierungslaufs
• Gestartet: Zeitpunkt des Starts
• Abgeschlossen: Zeitpunkt des Abschlusses
• Aktionen: Anzahl der durchgeführten Aktionen
• Gelöscht: Anzahl der gelöschten E-Mails
• Fehler: Allfällige Fehlermeldungen

Die Liste aktualisiert sich automatisch, wenn Archivierungsjobs laufen. Mit der Schaltfläche Aktualisieren kann die Ansicht manuell neu geladen werden.

Archivierung starten

1. Klicken Sie auf Archivierung starten in der Toolbar
2. Ein Seitenpanel öffnet sich mit den verfügbaren Archivierungsaktionen
3. Aktivieren Sie die gewünschte Aktion per Checkbox (z.B. E-Mails archivieren)
4. Die Anzahl betroffener Objekte und das konfigurierte Maximum werden direkt angezeigt
5. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol neben der Aktion, um die Einstellungen anzupassen

Einstellungen

Über das Zahnrad-Symbol öffnet sich ein Einstellungsdialog mit folgenden Parametern:

• Alter in Jahren: Nur E-Mails, die älter als die angegebene Anzahl Jahre sind, werden archiviert. Standardwert: 5 Jahre.
• Maximale Anzahl Objekte: Begrenzt die Anzahl der E-Mails pro Durchlauf. Das Server-Maximum beträgt 10’000 E-Mails und kann nicht überschritten werden.

Bestätigen Sie die Änderungen mit Speichern oder verwerfen Sie sie mit Abbrechen.

Testlauf

Vor einer echten Archivierung empfiehlt sich ein Testlauf:

1. Aktivieren Sie die gewünschte Archivierungsaktion per Checkbox
2. Aktivieren Sie den Testlauf-Schalter unterhalb der Aktionsauswahl
3. Klicken Sie auf Testlauf starten
4. Das System zeigt eine Vorschau der betroffenen E-Mails mit Betreff, Absender und Datum
5. In der Vorschau können Sie einzelne E-Mails an- oder abwählen
6. Über die Suchfunktion können Sie in den Ergebnissen filtern
7. Keine Daten werden gelöscht

Produktive Archivierung

1. Aktivieren Sie die gewünschte Archivierungsaktion per Checkbox
2. Stellen Sie sicher, dass der Testlauf-Schalter deaktiviert ist
3. Klicken Sie auf Archivierung starten
4. Der Job wird im Hintergrund ausgeführt
5. Der Fortschritt kann in der Archivierungsliste verfolgt werden

Archivierungsdetails

Klicken Sie auf einen Archivierungslauf in der Liste, um die Detailansicht zu öffnen. Diese zeigt:

• Übersicht: ID, Start- und Endzeitpunkt, Dauer, Status, Anzahl verarbeiteter und gelöschter Objekte, Limit und Job-ID
• Aktionen: Aufklappbare Liste aller durchgeführten Aktionen mit Statusanzeige, Konfiguration und Objektzähler
• Archivierte Objekte: Paginierte Liste der gelöschten E-Mails mit Betreff, Absender und Datum

Bei laufenden Archivierungen aktualisiert sich die Detailansicht automatisch (Auto-Refresh). Für abgeschlossene Läufe steht eine manuelle Aktualisieren-Schaltfläche zur Verfügung.

Wichtige Hinweise

• Unwiderruflich: Archivierte (gelöschte) E-Mails können nicht wiederhergestellt werden. Dateianhänge bleiben bestehen und werden über eine separate Aktion bereinigt.
• Testlauf empfohlen: Führen Sie vor der ersten produktiven Archivierung immer einen Testlauf durch, um die betroffenen E-Mails zu prüfen.
• Aufbewahrungsrichtlinien: Stellen Sie sicher, dass das konfigurierte Alter Ihren internen Aufbewahrungsrichtlinien entspricht.
• Limits: Das System begrenzt die Anzahl der pro Durchlauf verarbeiteten E-Mails auf maximal 10’000, um die Systemstabilität zu gewährleisten. Bei grossen Datenmengen können mehrere Durchläufe nötig sein.
• Batch-Verarbeitung: Die Löschung erfolgt in Batches von 100 E-Mails. Bei Fehlern innerhalb eines Batches werden die erfolgreich gelöschten E-Mails protokolliert.

Fehlerbehebung

Falls ein Archivierungslauf mit Fehler abbricht:

1. Prüfen Sie den Status und die Fehlermeldung in der Archivierungsliste
2. Öffnen Sie die Detailansicht und klappen Sie die betroffene Aktion auf
3. Prüfen Sie die detaillierten Fehlermeldungen pro Aktion
4. Beheben Sie das Problem und starten Sie einen neuen Durchlauf